Башкирский академический театр драмы им. Мажита Гафури

Гостиница по ул.Цюрупы напротив сквера Маяковского

Государственный архив Республики Башкортостан

Он-лайн диспетчерская

Электронные услуги

Дизайн-код

Посетителям

О ресурсе www.gorodufa.ru Об управлении, структура предприятия, телефоны Документы Главархитектуры Административные регламенты Время работы и местонахождение МУП "АПБ" городского округа город Уфа Специальная оценка условий труда О противодействии коррупции Часто задаваемые вопросы Вакансии

Приемная руководителя

Время приема Главный архитектор г. Уфы

Градостроительство

Генеральный план Правила землепользования и застройки Проекты планировки и проекты межевания Градостроительный совет Общественные обсуждения Информация о резервировании Адресный реестр

Информационные ресурсы

Законодательство Публикации и статьи Полезные ссылки Архитектурные стили Градостроительные организации РФ Глоссарий архитектурных терминов Проектные и строительные организации г. Уфы

Уфимские зарисовки

Уфа сегодня Уфа завтра История г. Уфы Связь веков

К сведению

Информационные ресурсы » Публикации и статьи » Информационная система "МОНИТОРИНГ"

Информационная система "МОНИТОРИНГ"

Создание автоматизированной системы обеспечения градостроительной деятельности в Главархитектуре г.Уфы

До сих пор на разных всероссийских конференциях и совещаниях по проблемам градостроительства идут напряженные дискуссии по поводу того, что конкретно понимать под "государственным градостроительным кадастром" (ГГК) и под "автоматизированной системой обеспечения градостроительной деятельности" (АС ОГД). В г.Уфе эта дискуссия завершилась в 1996г. когда под градостроительным кадастром решили понимать всю систему сведений (информацию) о территории города, которую использует в своей работе городской орган архитектуры и градостроительства (ОАГ), а под АС ОГД - комплексную автоматизированную систему, обеспечивающую сбор, хранение и обработку такой информации, причем при полной автоматизации работы всего персонала ОАГ в рамках единой системы и в связи со смежными кадастровыми и реестровыми системами. Фактически задача свелась к полной автоматизации деятельности ОАГ и смежных с ним организаций, участвующих в порождении информации о территориальных ресурсах города.

На текущий момент такая система, получившая название "МОНИТОРИНГ", создана и охватывает деятельность всех отделов Главархитектуры г.Уфы и подчиненного ей МУП АПБ, осуществляющего услуги населению и юридическим лицам по подготовке разрешительной документации (всего более 110 пользователей). Автоматизированная система является единой для ОАГ и МУП, работающих в единой вычислительной сети с общей интегрированной базой данных о территории. Всем пользователям в соответствии с индивидуальными правами доступа доступна работа как с реестрами, так и с цифровыми картами города (ГИС)

Разработчик этой системы - Центр системных исследований "Интегро", разрабтывавший систему в содружестве со специалистами Главархитектуры и МУП АПБ.

Опыт внедрения системы "Мониторинг" показал, что надежды на чисто административный подход к внедрению системы путем оказания давления на персонал в деле внедрения новых технологий хоть и имеют под собой некоторую почву, но не могут быть удовлетворительно решены; у персонала есть много способов, как сделать внедрение сложной системы невозможным, если его заставляют это делать, не объяснив, как они будут работать в новых условиях, какие будут у них преимущества в работе пос равнению с прошлыми схемами работы, не потеряют ли они в зарплате при возможном увеличении объема работ или освоении новых технологий, как изменится оргструктура управлвения или даже отдельных подразделений, как изменятся статусы разных работников и мн. др. Другими словами, внедрение комплексной автоматизированной системы в предприятии представляет немалые трудности даже не только в технологическом аспекте, но и в организационном и психологическом, не говоря уже о том, что информация о территории часто недостоверна, а то ее и вообще нет в доступном виде.

Задачи городского органа архитектуры и градостроительства

По-крупному задачами Главархитектуры являются следующие:

	разработка градостроительного планирования городской территории (в первую очередь Генплана);
	регулирование застройки города на основе правил застройки и землепользования;
	подготовка разрешительной документации;
	создание и ведение государственного градостроительного кадастра.

Цели деятельности Главархитектуры:

	создание комфортной и безопасной среды жизнедеятельности;
	повышение инвестиционной привлекательности города;
	повышение доходности территории

Для градостроительства важна информация обо всех процессах на территории, поскольку развитие города требует анализа практически всех аспектов территориальных проблем.

Перечень основных частных задач, автоматизация которых приведет к повышению эффективности работы персонала Главархитектуры, следующий (задачи приведены в порядке важности для Главархитектуры, но не в порядке оптимальной очередности автоматизации):

	Подготовка разрешительной документации.
	Учет объектов застройки.
	Учет градостроительных изменений объектов недвижимости.
	Дежурство городской топоосновы (планов М1:500).
	Перспективное развитие. Разработка и использование проектов застройки, проектов планировки, генерального плана и другой градостроительной документации.
	Разработка и использование зонального регламента.
	Ведение адресного реестра.
	Расчет и дежурство красных линий.
	Учет и контроль производства инженерных изысканий.
	Учет предоставленных земельных участков.
	Анализ градостроительной ситуации на территории города.
	Взаимодействие с земельным и имущественным кадастром – земельный комитет, КУМС.
	Взаимодействие с инженерными организациями.
	Взаимодействие с изыскательскими организациями.
	Взаимодействие с проектными организациями.
	Ведение архива.
	Делопроизводство.
	Бухгалтерия.
	Экономический анализ деятельности хозрасчетных подразделений.

Приведенный перечень задач – это только "верхушка айсберга". Автоматизация каждой задачи предполагает:

	разработку нормативных документов и должностных инструкций для персонала, причем уже с учетом автоматизации новых процессов;
	подготовку персонала для работы в новых условиях;
	подготовку цифровых информационных ресурсов в базах данных системы
	и др.

Процесс внедрения информационной системы в деятельность Главархитектуры является поэтапным, причем последовательность решения тех или иных задач зависит от многих факторов:

	наличия информационных ресурсов в цифровом виде;
	использованного в работе персонала программного обеспечения и обученности;
	наличие местной нормативной и регламентирующей базы по каждой задаче;
	психологическая готовность персонала к автоматизации;
	наличие группы, ответственной за автоматизацию внутри организации и понимающей все аспекты деятельности организации;
	знания узких мест в деятельности подразделений Главархитектуры и их сотрудников;
	оснащенности современной вычислительной техникой;
	отношением к автоматизации руководства Главархитектуры и решимостью достигнуть результата любой ценой;
	и др.

Любая автоматизация, а тем более автоматизация работы целой организации, обязательно влечет реорганизацию деятельности этой организации, поскольку часть функций берет на себя автоматизированная система, но она же добавит новые функции, которые должен выполнять персонал. Таким образом, автоматизация обязательно сопровождается хотя бы перераспределением функций между сотрудниками и отделами и освобождением рабочих мест.
Задачи Главархитектуры тесно переплетены между собой и обычно автоматизация одной задачи без автоматизации другой не приносит эффективности, а порой усугубляет ситуацию, поскольку хорошо известен системный закон, гласящий, что эффективность всей последовательности действий не лучше эффективности работы самого слабого звена.

Например:

	Перенос данных архива в цифровой вид не даст эффекта без организации дежурства этой информации и автоматизации рабочих мест для доступа к этой информации.
	Если одно подразделение А имеет хорошую автоматизированную систему, а другое - В - не имеет, то последнее вынуждено передавать информацию в А на бумаге. Следовательно, автоматизированное подразделение А вынуждено заниматься вводом этой информации в свою систему с пришедших из В бумаг, хотя лучше, если бы она уже приходила к ним в электронном виде. Заставить же сотрудников отдела В просто вводить данные, скажем, в Excel, чтобы отдать в А в электронном виде, практически невозможно, поскольку для них эта работа не дает абсолютно ничего.
	Автоматизация документооборота без "привязки" его к объектам застройки не поможет специалистам, принимающим решения, а только усложнит их работу, т.к. появляется только лишняя "обуза" - вводить документы в систему без автоматизации их обработки или хотя бы доступа через документы к информационным объектам, процедурам, результатам. Это связано с тем, что специалист, работающий с бумажным письмом, дополнительно вынужден будет делать отметки об объектах, субъектах, правах, другой информации, т.к. ее нет в базах данных компьютера или она автоматически не "прикреплена" к письму.
	Перевод в цифровой вид картматериала, особенно планов М1:500, бесполезен без его дежурства.

Поэтому последовательность автоматизации работ - это результат очень внимательного анализа, который должен указать, какую целостную последовательность работ необходимо автоматизировать сразу в целом, а не отдельными фрагментами.

Перед началом внедрения системы был составлен план автоматизации, описанный в Концепции информатизации Главархитектуры (также разработанный группой внедрения), который включает облик предлагаемой к внедрению системы, а также перечень мероприятий для решения той или иной задачи и именно в той последовательности, которая даст наибольший эффект после внедрения, а не создаст только лишние проблемы у персонала.

Процесс автоматизации Главархитектуры на начальном этапе увеличивает трудоемкость работы отдельных подразделений, что сказывается на негативном отношении сотрудников ко всем новшествам (нужно переучиваться, система работает еще не слишком надежно, данные в системе еще не полны, руководство, возможно, тоже еще не подстроилось под новую схему работы, ответственность и полномочия еще не перераспределены и входят в противоречие с работой новых техпроцессов и т.д. Поэтому начало автоматизации должно охватывать наиболее подготовленные подразделения, верящие в преодоление временных трудностей и предпринимающих усилия, чтобы они как можно быстрее прошли.

Опыт показывает, что в Главархитектуры, редко бывают специалисты, понимающие все задачи, кроме, конечно, руководителя. Каждый специалист знаком только со своим фронтом работ и имеет не очень четкое представление о том, какие "тонкости" в работе имеются в соседних отделах. Именно поэтому чаще всего каждый считает, что именно его работа важна и трудна, а все вокруг "только пьют чай". Да и руководители Главархитектуры, зная работу каждого подразделения в целом, порой не всегда в деталях представляют структуру технологических процессов в отделах, какие проблемы приходится решать их сотрудникам и что мешает работать эффективнее. Обычно руководителю просто не до того, чтобы вникать в детали и разбираться в хитросплетениях техпроцесса.

Для правильного выбора плана автоматизации необходим комплексный анализ существующей ситуации, анализ целей, анализ имеющихся ресурсов и др. Без проведения довольно дорогого предпроектного исследования (обследования работы организации) процесс автоматизации обречен на провал.

"МОНИТОРИНГ" - комплексная автоматизированная система обеспечения градостроительной деятельности

Система "МОНИТОРИНГ", работающая в полном объеме в Главархитектуре г.Уфы на середину 2005г. является единственной в России комплексной автоматизированной системой обеспечения градостроительной деятельности города, обеспечивая работу в единой информационной среде всего персонала градостроительного управления и МУП АПБ.

Цели создания системы "МОНИТОРИНГ"

Целями разработки системы "МОНИТОРИНГ" являются:

	эффективный учет объектов градостроительной деятельности, градостроительных изменений объектов недвижимости и информационное обеспечение процессов выдачи разрешительной документации на основе концепции "одного окна";
	рост производительности труда персонала Главархитектуры в 3-5 раз по всем процессам подготовки разрешительной документации;
	организация процесса контролируемого доступа к реестровым данным. Обеспечение защиты информации от несанкционированного доступа (НСД);
	беспечение оперативного предоставления общедоступной информации максимально широкому кругу пользователей в соответствии с законодательством и регламентами.

Система "МОНИТОРИНГ" построена на следующих принципах:

	Все подсистемы комплекса "МОНИТОРИНГ" создаются на основе единой концепции (принцип концептуального единства подсистем).
	Информационные ресурсы всех подразделений Главархитектуры интегрируются в рамках единого комплекса с обеспечением оперативного обмена важнейшей информацией на основе согласованных форматов. Внутри организации обмен информации между подразделениями бумажными документами может быть минимизирован.
	Структурирование предметной области и её информационное представление ведется в привязке к территории (цифровая карта и геоинформационная система (ГИС) ).
	Базовая структурно-функциональная организация системы "МОНИТОРИНГ" инвариантна относительно организационной структуры системы регулирования процессов градостроительства.
	Расширяемость перечня реализуемых управленческих функций над каждой компонентой интегрированной информационной системы.
	Смешанный централизованно\децентрализованный принцип организации системы "МОНИТОРИНГ" и ее наиболее крупных подсистем, что означает реализацию распределенного доступа к информационным ресурсам, но обеспечение централизованного хранения в электронном виде важнейшей информации общегородского статуса (в частности, реестровой), а также в значительной степени централизованная обработка информации, связанной с технологическими макропроцессами, в которых участвуют несколько организаций (например, в рамках отношений собственности в городе - это КУМС, Земельная палата Роснедвижимости, БТИ, Жилищные организации, администрации городских районов и др.).
	Реализация однократного ввода информации в систему и санкционированного доступа к информации с любых рабочих мест.
	Компетентное ведение информации конечными пользователями с их ответственностью за представляемую информацию.
	При максимально распределенном доступе к информации её интеграция и обмены ею между пользователями осуществляется на взаимовыгодных условиях по установленному в городе регламенту.
	Поддержка персональной ответственности за вводимую или отредактированную информацию. Протоколирование системой действий пользователей.

Рис.1. Архитектура системы "МОНИТОРИНГ" с подключенными рабочими местами в инженерных службах города

Основные подсистемы комплекса МОНИТОРИНГ:

	Подсистема "РЕЕСТРЫ", предназначенная для ведения учетных объектов на территории. Атрибутика хранимых объектов охватывает в единстве земельный, имущественный и градостроительный кадастры (при этом продвинутый пользователь может сам расширить состав атрибутов объектов учета).
	Реестры, входящие в состав системы:
		реестр земельных участков и учтенных частей земельных участков (в объеме земельного кадастра);

		реестра зданий и помещений (жилых, нежилых) вместе с растровыми или векторными поэтажными планами помещений (в объеме техпаспорта БТИ);
		реестра субъектов вещных и обязательственных прав (физические, юридические лица);
		реестра вещных и обязательственных прав на объекты недвижимости;
		реестра ограничений и обременений прав;
		адресного реестра города;
		и др.

Рис.2. Пример окна системы с данными по земельному участку

Рис. 3. Пример набора данных по зданию/помещению.

	Подсистема "РЕГЛАМЕНТ", предназначенная для автоматизированного ведения зонального регламента города (градостроительный, экологический, архитектурно-исторический регламенты), а также автоматизированной подготовки и выдачи разрешительных документов: Зонального свидетельства, Кадастровых справок, градостроительных заключений, проектов постановлений на разрешение на проектирование и строительство нового объекта, формирование писем (30% всех писем, предполагающих стандартные ответы, готовятся системой автоматически еще в Общем отделе управления градостроительства). Пользователю достаточно выбрать любую точку на карте города, как система автоматически выдаст регламенты, действующие в данной точке. С помощью этой подсистемы, "МОНИТОРИНГ" автоматически формирует (за 5-20 секунд) любой сложности разрешительный документ, подставив в него весь список разрешений/запрещений из цифрового регламента, без помощи человека. Для этого пользователю необходимо лишь ввести основные характеристики объекта и указать вид его функционального использования. Все проверки по цифровому регламенту система выполнить автоматически.
	В рамках подсистемы "РЕГЛАМЕНТ" также ведутся:
		реестр всех градостроительных изменений объектов недвижимости в привязке к этим объектам
		реестр выданных разрешительных документов в "привязке" к цифровой карте города в ГИС;

	Подсистема "СЕТЬ", обеспечивающая сбор с удаленных компьютеров, размещенных в инженерных службах города, технических условий на строящиеся объекты. Пользователь в управлении градостроительства задает требуемые объемы инженерных ресурсов, а специалисты в инженерных предприятиях города, имеющие удаленный доступ к серверу управления, обеспечивают заполнение форм с техническими условиями. В Уфе такое согласование проводится в среднем за две-три недели.

	Подсистема "ТЕХНОЛОГИЯ" является наиболее важной интегрирующей надстройкой системы "МОНИТОРИНГ", позволяющая создать в рамках организации все технологические цепочки, в которых участвуют сотрудники организации. Эта подсистема "ведет" пользователей по всей цепочке операций, связанных с обработкой информации и выдачей документов. Обычно такие системы называют системами электронного документооборота, но в случае системы "ТЕХНОЛОГИЯ" это больше, чем электронный документооборот, т.к. в рамках подсистемы "ТЕХНОЛОГИЯ" пользователям предоставляется работа не только с электронными формами документов, но и с объектами, субъектами и другой информацией, относящейся к этому документу или объекту. Фактически в рамках подсистемы пользователи разных отделов работают примерно так же, как рабочие на конвейере автомобильного завода, выпускающие со стапелей новый автомобиль. Пользователи "МОНИТОРИНГа" в режиме конвейера готовят пакет разрешительных документов. При этом система обеспечивает им удобный доступ к любой информации по рассматриваемой проблеме. В конце "конвейера" подготовленная всеми работниками информация, "осевшая" в хранилище данных, просто подставляется системой в выходные разрешительные документы. Подсистема "ТЕХНОЛОГИЯ" обеспечивает ведение реестра всех текущих и завершившихся в прошлом технологических цепочек, в рамках которых был подготовлен персоналом любой разрешительный документ. При этом в каждом технологическом процессе ведется информация о всех элементарных технологических шагах, выполненных персоналом, времени начала и конца каждой операции и т.п. Эта информация позволяет проводить затем автоматизированный анализ работы каждого сотрудника управления за любой отрезок рабочего времени.

Рис.4. ГИС "ИнГЕО" с градостроительными изменениями по выбранному объекту недвижимости

Интерфейс системы "ТЕХНОЛОГИЯ" для каждого пользователя содержит входную очередь заданий, которые он выбирает на обработку, и после обработки передает по цепочке дальше (или "вниз" - в подпроцессы). Система предоставляет пользователю набор технологических шагов и операций, которые он должен выполнить в рамках своего технологического процесса (рис.5). При этом требования к уровню подготовки пользователя в плане умения работы с системой резко снижаются, т.к. интерфейс очень прост и содержит только то, что пользователь должен сделать.

Рис. 5. Цифровой градостроительный регламент в ГИС "ИнГЕО"

Рис. 6. Вид пользовательского экрана при выполнении сложной последовательности действий по обработке градостроительной информации.

Подсистема "ТЕХНОЛОГИЯ" обеспечивает при выполнении технологических операций пользователем все необходимые взаимодействия с другими подсистемами комплекса "МОНИТОРИНГ": РЕЕСТРЫ, РЕГЛАМЕНТ, ГИС. Поэтому пользователь работает в комфортной среде, которая подсказывает ему дальнейшие шаги, готовит шаблоны выходных документов в т.ч. с фрагментами карт, выбираемыми автоматически из ГИС. Таким образом, система существенно помогает ему выполнять задания, а сложность любых техпроцессов не озадачивает...

Подсистема технологического документооборота "ТЕХНОЛОГИЯ" обеспечивает:

		выполнение всеми сотрудниками организации полного набора своих штатных функций в рамках множества автоматизированных процессов по обработке информации и формированию различных документов (писем, проектов постановлений, зональных свидетельств, кадастровых справок, градостроительных заключений и т.д.);
		резкое сокращение времени подготовки выходных документов;
		возможность определения в любой момент того этапа, на котором находится обработка информации по любому объекту, а также местонахождения любого документа, обрабатываемого в организации;
		повышение качества обработки информации - минимизируется число ошибок, которые могут допускать сотрудники организации (система не позволяет делать сотрудникам некорректные операции);
		снижение вероятности утечки режимной информации неконтролируемыми способами (контролируются все принтеры в сети, на которые может быть выведена режимная информация и протоколируются все операции печати любыми пользователями);
		полный контроль за работой сотрудников и протоколирования всех их действий по обработке информации (прием задания на обработку, завершение обработки, внутренние стадии и др.);
		практически полное исключение трудоемких и затратных процедур управления сотрудниками и проверок их работы на предмет правильности выполнения ими технологических операций (система сама обеспечивает постоянный контроль действий пользователя, а также формирует отчеты о работе каждого пользователя);
		минимизацию согласований, т.к. система автоматически следит за согласованной работой подсистем и не позволяет проявиться процедурам, разрушающим согласованную деятельность подсистем;
		повышение ответственности работы сотрудников (невозможно "свалить" недочеты в своей работе на другого человека, поскольку все действия автоматически протоколируются, а протокол доступен только уполномоченным лицам);
		гибкость выполняемых технологических процессов (средствами системы старые технологические цепочки обработки информации могут быть относительно быстро перестроены на новые);
		поддержка полноценной концепции "одно окно" по оформлению документации, подготавливаемой группой организаций, "замкнутых" на "одно окно".

	Подсистема "АНАЛИЗ ТЕХПРОЦЕССОВ", обеспечивающая статистический анализ всех действий пользователей системы, включая все его затраты времени на разные технологические операции, время начала и окончания каждой операции, трудозатраты, задержки выполнения, просрочки ответов на письма заявителей и т.п. То же самое формируется для подразделений (сравнение работы сотрудников отделов), а также всей организации (сравнение работы отделов между собой).
	ГИС "ИнГЕО", с помощью которой выполняются все операции с картографическими материалами в рамках автоматизированных технологических процессов. ГИС "ИнГЕО" обеспечивает Главархитектуру всеми необходимыми функциями по дежурству топопланов всех масштабов, причем в единой среде. В ГИС г.Уфы, например, ведутся топопланы М1:500- М1:10000, генплан, регламент и более 60 тематических карт (геологические, ценовые, земельные и др.).

	Подсистема "ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО" автоматизирует работу Общего отдела Управления. В ее рамках ведется реестр заявок, писем, ответов - всей документации, проходящей через общий отдел. Система готовит основные отчеты и статистику по работе отделов Управления и каждого сотрудника, количество выполненных или задержанных ответов или формируемых документов. Причем непосредственно из этой статистики можно посмотреть, что за документ обработан или задержан, почему задержан, на какой стадии техпроцесса это произошло и т.д.
	"ФИНАНСЫ". Эта подсистема связывает бухгалтерскую систему "1С-Предприятие" с системой "МОНИТОРИНГ", поскольку в последней (в службе "одного окна") выдаются счета заявителям на выполнение услуг, а платежи возвращаются через бухгалтерию.

Рис. 7. Экраны ГИС "ИнГЕО" с фрагментов цифрового топоплана М1:500

Все подсистемы тесно связаны между собой. Система "МОНИТОРИНГ" полностью совместима с системой ведения имущественного кадастра города – "ИМУЩЕСТВО" КУМС г.Уфы - системе с аналогичной архитектурой, но ориентированной на ведение реестра объектов недвижимости и оформление договоров аренды и контроля арендных платежей. Системы "МОНИТОРИНГ" и "ИМУЩЕСТВО" обслуживают весь жизненный цикл объекта недвижимости.

Таким образом, использование системы "МОНИТОРИНГ" позволяет управлению разрабатывать и обеспечивать автоматизированную подготовку таких содержательных разрешительных документов, которые без автоматизированной системы качественно подготовить практически невозможно.

В настоящее время в г.Уфе полностью автоматизированы около 30 важнейших технологических процессов по оформлению всей необходимой разрешительной документации, в частности:

По индивидуальным домам:

Подготовка заключения о градостроительной ситуации для предоставление участка под индивидуально-жилищное строительство (новый отвод под дом).

Подготовка проекта постановления на проектирование и строительство новых жилых домов вместо старого, надстроев, пристроев, бани, гаража на участке, закрепленном за ранее построенным домом.

Выдача заключения о градостроительной ситуации для закрепления участка за ранее построенным домом (узаконение дома).

Выдача заключения о градостроительной ситуации для предоставления участка под установку металлического гаража (новый отвод под гараж).

Выдача заключения о градостроительной ситуации для продления действия (переоформления) постановления о выделении участка под гараж (продление/переоформление гаража).

Выдача заключения о градостроительной ситуации для закрепления участка за ранее установленным металлическим гаражом (узаконение гаража).

Согласование земельного дела.

Согласование проекта.

По капитальным объектам:

Подготовка проекта постановления на проектирование объекта строительства.

Подготовка Архитектурно-планировочного задания.

Подготовка градостроительного заключения на размещение объекта.

Подготовка градостроительного заключения по условиям закрепления земельного участка.

Подготовка градостроительного заключения для КУМИ.

Согласование земельного дела.

Выдача справок о сносе строений.

Подготовка кадастровой справки на размещение, изменение, эксплуатацию объекта.

Подготовка кадастровой справки на земельный участок.

Подготовка зонального свидетельства (разрешительный документ на проектирование и строительство капитального объекта).

Кроме того, система "МОНИТОРИНГ" обеспечивает выдачу различных справок (в т.ч. адресных), счетов на оплату услуг управления (точнее - МУП при управлениях архитектуры и градостроительства) и мн. др.

"ОДНО ОКНО" по подготовке разрешительной документации в ОАГ

Организационно автоматизированная система МОНИТОРИНГ поддерживает работу на основе концепции "одного окна".

Идея "одного окна" состоит в следующем:

	Заказчик сдает документы на оформление и получает готовые документы в одном месте - отделе "Служба одного окна" (диспетчерская).
	Сотрудники "одного окна", вводят информацию о заявке и заявителе в систему МОНИТОРИНГ (письма с печатями и резолюциями сканируются и тут же вводятся в систему). Это задание передается системой на рабочие места тех сотрудников, которые "по цепочке" обработают заявку, подготовят всю необходимую информацию, а из этой информации отдел "Выдачи документации" распечатает выходные документы у гл. архитектора и передаст в готовом виде в службу одного окна для выдачи заявителю.

Автоматизированная система МОНИТОРИНГ позволяет Управлению градостроительства практически полностью перейти на технологию работы с заявителем по технологии "одно окно". Служба одного окна выполняет следующие функции (на примере объектов индивидуального строительства):

	Оказание консультаций по вопросам оформления разрешительных документов. Выдача информационных листов:
		образцы заполнения заявки;
		списки требуемых документов;
		последовательность согласований и др.
	Прием документов для оформления разрешительной документации на реконструкцию, проектирование и строительство, закрепление земельного участка.
	Проверка полноты пакета документов для оформления разрешительной документации.
	Ввод информации об объекте, субъекте, градостроительном изменении в информационную систему.
	Ведение журнала учета приема посетителей.
	Информирование заявителя о состоянии рассмотрения заявления (по телефону).
	Запись выездов на место. Ведение журнала выездов.
	Выдача счетов и актов для оплаты услуг МУП АПБ Главархитектуры.
	Выдача разрешительных документов заявителю.
	и др.

Рис.8. Схема работы "Одного окна" на примере одного из автоматизированных технологических процессов

Итак, первоначальное обращение заявителя происходит в Диспетчерскую (Служба "Одного окна"):

Диспетчер выясняет цель визита.
Диспетчер выдает заявителю информационный лист и проводит разъяснение по порядку рассмотрения заявления (анкеты).
Диспетчер заполняет анкету вместе с заявителем, либо принимает заявление установленного образца и вносит информацию в систему "МОНИТОРИНГ".

	Реквизиты заявителя:
		ФИО физ. лица или наименование юр. лица;
		ИНН, КПП;
		почтовый адрес;
		банковские реквизиты для юр. лиц и ЧП.
		контактное лицо (директор, исполнитель) для юр. лиц, телефоны и др.
	Цель визита.
	Реквизиты заявления или анкеты.
		Номер и дата регистрации отправителя.
		Номер и дата регистрации вышестоящей организации (если заявление передано на исполнение из администрации города).
		Номер и дата регистрации внутри Главархитектуры.
		Текст и автора резолюции (если заявление передано на исполнение из администрации города).
		Дата исполнения (срок исполнения заявления – обычно 30 дней).
		Исполнитель (если заявитель принес письмо собственноручно и, тем более, написал заявление с помощью диспетчера, то диспетчер сам определяет исполнителя и отправляет заявление на исполнение в соответствующий отдел).

Диспетчер дополнительно сканирует заявление (в дальнейшем разные специалисты рассматривают вопрос: архитектор, геолог, специалист по инженерным сетям, юрист, сотрудник отдела выпуска документов, сотрудник организационно-контрольного отдела при регистрации исходящего документа; и каждый, если, даже, нет копии заявления на руках, может посмотреть ее в электронном виде со всеми визами, резолюциями, печатями и пометками).
Диспетчер инициирует в системе "МОНИТОРИНГ" техпроцесс (только в случае, если все необходимые документы собраны, и от заказчика предельно ясно выявлена суть обращения – таким образом на начальной стадии диспетчер фильтрует "пустые" заявки) и в систему попадают только те заявки, которые имеет смысл обрабатывать сотрудникам других отделов. Система автоматически передает задание на исполнение во все отделы, которые включены в данный техпроцесс.
Диспетчер складывает анкеты в лоток "ожидания" и по истечении дня передает на исполнение – "вдогонку" заданию, переданному с помощью информационной системы. Это приходится делать, поскольку от заявителя часто принимается много сопровождающих документов, которые понадобятся некоторым сотрудникам в процессе работы, но отсканировать их по разным причинам невозможно.

На всех этапах работы участников технологического процесса используется автоматизированная система ведения технологических процессов (документооборот) "МОНИТОРИНГ" и ГИС "ИнГЕО" с электронными топопланами, тематическими картами, цифровым зональным регламентом, базами данных отведенных земельных участков и др. справочной информацией, доступ к которой система обеспечивает каждому сотруднику, участвующему в процессе в соответствии со своими индивидуальными правами доступа.

Преимущества "одного окна" на основе автоматизированной системы "МОНИТОРИНГ":

	более качественное обслуживание заявителя, без хождений по кабинетам, без выписки нескольких счетов разными отделами, с четким соблюдением сроков со стороны Управления;
	пропускная способность технологической схемы Управления повышается в 3-5 раз для разных функций; отсутствуют очереди физических и юридических лиц при одновременном ежегодном увеличении потока заявлений на 25% (на конец 2003г. - 21000 заявок по гражданам и юрлицам);
	квалифицированные специалисты управления не отвлекаются на десятки каждодневных одинаковых мелких консультаций, - когда заявителю достаточно дать четкие стандартные ответы (информационные материалы и устные консультации выдаются в службе одного окна);
	автоматизированная система МОНИТОРИНГ автоматически готовит ответы (письма) на типовые письма - до 30% всех писем, ранее готовившихся Управлением, чем существенно снижается нагрузка на персонал;
	практически отсутствуют задержки выдачи документов заявителям, поскольку сама система МОНИТОРИНГ не дает упустить исполнителям ни одной заявки;
	работа подразделений Управления становится более структурированной, допускающей формальный анализ деятельности не только каждого подразделения, но и отдельных работников, т.к. вся информация о работе каждого сотрудника фиксируется в автоматизированной системе во всех аспектах;
	в рамках Управления можно относительно просто оптимизировать технологические процессы, и это не приводит к неразберихе, поскольку для заявителей "снаружи" внутренние реструктуризации будут практически незаметны, ходить по кабинетам "в другой последовательности" будет не нужно;
	повышается контроль за выданной документацией режимного характера, т.к. выдача всех материалов (они имеются в системе в электронной форме) полностью контролируется и протоколируется автоматизированной системой на конкретных рабочих местах.

ДРУГИЕ ВОЗМОЖНОСТИ СИСТЕМЫ "МОНИТОРИНГ"

	Система допускает проведение различных поисков данных. Для тех случаев, когда поисковые формы не предусмотрены в системе ввиду их сложности и специфичности Заказчика, пользователь может воспользоваться выводом данных из таблиц системы в Excel, а уже в рамках электронных таблиц настроить для себя всевозможные фильтры или написать на VBA необходимые обработки выборок из электронной таблицы. Специально обученные специалисты Заказчика могут разрабатывать формы самостоятельно.
	возможность работы с цифровыми картами (планами) территорий любых городских масштабов, на которых расположены объекты недвижимости, благодаря использованию полнофункциональной и самой недорогой отечественной сетевой ГИС "ИнГЕО", поставляемой без ограничения на количество рабочих мест;
	система МОНИТОРИНГ открыта; имеет развитую подсистему импорта\экспорта данных в SQL-сервер (в формате XML). ГИС "ИнГЕО" обеспечивает импорт\экспорт данных в промышленных форматах MIF/MID, DXF, Shape…;
	возможность использования стандартного средства "Избранные ссылки" Internet-Explorer (поскольку система разработана в Интернет-технологии). Такие ссылки могут запоминаться в разных коллекционных папках для будущего быстрого выхода на избранную информацию в базах данных;
	выходные документы системы формируются в формате шаблонов редактора Word или таблиц Excel; специальное средство, входящее в систему "Коллектор", позволяет немного продвинутым пользователям легко формировать документы любой сложности, причем с включением фрагментов карт из ГИС;
	каждый пользователь, в т.ч. тот, - который работает с ГИС, - работает в системе только в рамках индивидуально установленных для него администратором системы прав доступа к информации;
	все экранные формы (интерфейсы) имеют принципиально типовой вид, а не меняются от диалога к диалогу. Это означает, что перевод сотрудников на другие рабочие места не будет требовать их переучивания;
	широчайшие возможности по развитию системы продвинутыми пользователями и программистами заказчика, поскольку развитие системы возможно как с использованием различных языков программирования извне системы, так и путем написания скриптовых программ непосредственно в среде системы (как в ГИС, и ли в подсистеме "ТЕХНОЛОГИЯ");
	система МОНИТОРИНГ разработана на основе концепции метаданных. Это позволяет вводить новые информационные поля для объектов и даже новые объекты без перепрограммирования системы;
	наличие подсистемы электронного технологического документооборота, придающей комплексу новые свойства по анализу ежедневной работы каждого пользователя, различных подразделений и организации в целом;
	в рамках системы ведется так называемый "системный историзм" данных, обеспечивающий протоколирование и запись в базах данных принципиально всех действий всех пользователей системы. Это позволяет всегда определить, кто какую информацию вносил или изменял в системе. Предметный историзм ведется на текущий момент как фиксация любых действий пользователей. Предметный историзм обеспечивается для юридических и физических лиц;
	построение системы на основе Интранет-технологии, что в несколько раз сокращает затраты на администрирование системы по сравнению с традиционными архитектурами системы.

Требования к системному программному обеспечению и оборудованию

Поскольку система МОНИТОРИНГ разработана на основе Интернет/Интранет-технологий, то это означает, что основные требования предъявляются к центральному серверу, тогда как клиентские машины могут иметь не слишком высокие характеристики (рядовой компьютер, имеющийся на рынке).

Требования к центральному серверу:

	процессор не хуже Pеntium IV, 2000МГц (желательно двухпроцессорный сервер);
	объем оперативной памяти не менее 1Гбайт (рекомендуется 4Гбайт для города, крупнее 500 тыс.жит.);
	традиционные средства резервирования данных;
	установленные MS SQL v.7 и выше Oracle 9i.

Требования к клиентской машине:

	процессор не хуже Pentium III, 550МГц;
	объем оперативной памяти не менее 256Мб (лучше 512Мбайт, т.к. в фоновом режиме на клиентской станции может функционировать клиентская часть ГИС "ИнГЕО" с цифровыми топопланами).

Операционная система Windows 2000, Windows XP. На клиентских машинах должен быть установлен Internet Explorer v.6.0 и выше.

Условия поставки системы "МОНИТОРИНГ"

Система "МОНИТОРИНГ" поставляется только в варианте без ограничения на количество рабочих мест, т.е. цена системы не зависит от того, сколько пользователей может работать одновременно в рамках системы. Это верно и для поставки ГИС "ИнГЕО".

Цены на поставку включают собственно программную компоненту. Однако, в каждом городе имеются свои виды выдаваемых документов (письма, разрешительные документы, проекты постановлений, письма и т.д.). Поэтому дополнительно к поставке системы Заказчик должен планировать затраты на адаптацию системы к своим условиям. Эта адаптация заключается в анализе документов, с которыми работают в данном городе, приведении их к формализованной форме и встраивании в систему. Кроме того, необходимо формализовать процессы оформления документов и настроить систему на работу по автоматизированным технологическим цепочкам, что требует серьезного обучения пользователей работе в новых условиях. Обучение проводят специалисты Центра "Интегро".

В процессе использования системы у Заказчика постоянно возникает желание дополнить систему новыми функциями, перестроить технологические цепочки, встроить новые виды документов и т.п. Эта деятельность требует наличия недалеко от Заказчика коллектива, который может быть ориентирован на такую работу, либо эту задачу будет решать специальная группа в штате самого Заказчика. ЦСИ "Интегро" может обучить такой коллектив задачам расширения системы под постоянно изменяющиеся условия.

В случае обучения собственных программистов Заказчика, все работы по расширению системы, формированию новых шаблонов документов, могут выполнять эти специалисты.

Внедрение системы "МОНИТОРИНГ" дает возможность руководству ОАГ полностью контролировать процессы в своей организации вплоть до текущей работы и результатов деятельности каждого сотрудника непосредственно с помощью автоматизированной системы.

Возможна поставка "упрощенной" системы "МОНИТОРИНГ" - без подсистемы автоматизации технологических цепочек. Такая система примерно на 20-30% дешевле полной системы, однако, именно с нее целесообразно начинать внедрение автоматизированного градостроительного кадастра. В ней почти те же функции, чем и в полном "МОНИТОРИНГе", но она предоставляет больше свободы пользователю, что важно на первых этапах внедрения.

В какой-то степени можно вести градостроительный кадастр и без системы "МОНИТОРИНГ". Но с нашей точки зрения это будет не ведение градостроительного кадастра. С системой "МОНИТОРИНГ" кадастр можно вести в полном объеме и очень эффективно.

Список документов, подготавливаемых и выдаваемых системой "МОНИТОРИНГ" в автоматизированном режиме

Система позволяет встраивать и выдавать новые документы в формате Word. Это могут сделать специалисты информационной службы самого заказчика. В "типовом варианте" системы "МОНИТОРИНГ" выдаваемые документы следующие:

Проектные мастерские

Проект постановления на проектирование объекта строительства.
Архитектурно-планировочное задание.
Согласование земельного дела.
Справка о сносе строений.
Кадастровая справка на размещение, изменение, эксплуатацию объекта.
Кадастровая справка на земельный участок
Зональное свидетельство на участок, выделенный под строительство.
Согласование технических условий на строящийся (реконструируемый) объект (система "СЕТЬ").

Геослужба

Выкопировка с генплана.
Справка о присвоении почтового адреса.
Согласование земельного дела.
Разрешение на проведение топографических изысканий.
Прием отчетов о топографических изысканиях.
Выдача красных линий.

Отдел индивидуальной застройки

Заключение о градостроительной ситуации для предоставления участка под индивидуально-жилищное строительство (новый отвод под дом).
Проект постановления на проектирование и строительство новых жилых домов вместо старого, надстроев, пристроев, бани, гаража на участке, закрепленном за ранее построенным домом.
Заключение о градостроительной ситуации для закрепления участка за ранее построенным домом (узаконение дома).
Заключение о градостроительной ситуации для предоставления участка под установку металлического гаража (новый отвод под гараж).
Заключение о градостроительной ситуации для продления действия (переоформления) постановления о выделении участка под гараж (продление/переоформление гаража).
Заключение о градостроительной ситуации для закрепления участка за ранее установленным металлическим гаражом (узаконение гаража).
Согласование земельного дела.
Согласование проекта.

Общий отдел и отдел "одно окно"

Письма-ответы (отказы, приглашения, уведомления).
Счета на оплату услуг по подготовке разрешительной документации.

Ниже приведен пример двух простейших выдаваемых документов – одно из градостроительных заключений и адресная справка.

Посетителям

Приемная руководителя

Время приема Главный архитектор г. Уфы

Градостроительство

Информационные ресурсы